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E-Rechnungspflicht im Handwerk: Fristen & Formate

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Handwerksbetrieb E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. Wir erklären, was eine E-Rechnung wirklich ist, wann welche Pflicht greift – und was Sie jetzt einrichten sollten.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die Anwendung hängt vom Einzelfall ab.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der maschinell weiterverarbeitet werden kann. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).

Wichtig: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie gilt als „sonstige Rechnung", weil sie ein reines Abbild ohne strukturierte Daten ist.

Empfangspflicht – seit 1. Januar 2025

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist: Jedes inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmer – muss seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Als Minimum genügt ein E-Mail-Postfach für den Eingang.

Versandpflicht – die Übergangsfristen

Für das Ausstellen im inländischen B2B-Bereich gilt gestaffelt:

  • 2025 und 2026: Papierrechnungen weiterhin erlaubt; andere Formate (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • Ab 1.1.2027: Pflicht zur E-Rechnung für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €.
  • Ab 1.1.2028: Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B – unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen

  • Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiter in anderen Formaten ausgestellt werden.
  • Bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG) sind ausgenommen.
  • Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit – empfangen müssen aber auch sie.

Was das fürs Handwerk bedeutet

Handwerksbetriebe stellen typischerweise Rechnungen an andere Unternehmen – Generalunternehmer, Bauträger, Hausverwaltungen, andere Betriebe. Diese B2B-Umsätze fallen in die Versandpflicht.

Konkret heißt das: Ihre Rechnungssoftware muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können, und eingehende E-Rechnungen sind GoBD-konform im Originalformat zu archivieren – ein PDF-Ausdruck reicht nicht.

Was Sie jetzt tun sollten

  • Empfang sicherstellen: ein dediziertes Rechnungspostfach und ein Prozess zur Verarbeitung.
  • Software prüfen: Erstellt Ihr Programm normgerechte E-Rechnungen? Pennylane und DATEV unterstützen das.
  • Archivierung: strukturierte Eingangsrechnungen im Original sichern.
  • Prozesse anpassen: Freigabe, Buchung und Zahlung auf den digitalen Beleg umstellen.

Wie wir DATEV und Pennylane einordnen, lesen Sie auf unserer Vergleichsseite.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb schon E-Rechnungen verschicken?

Empfangen ja – seit dem 1.1.2025. Das Versenden ist erst ab 2028 für alle verpflichtend; ab 2027 bereits bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ist eine bildhafte „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. B2C-Rechnungen sind ausgenommen; sie können freiwillig elektronisch ausgestellt werden.

Was ist mit kleinen Beträgen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin in anderen Formaten (z. B. Papier oder PDF) ausgestellt werden.

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