Wissen · Lohn & Reisekosten
Verpflegungsmehraufwand für Monteure & Bauhandwerker
Wer auf Montage, auf der Baustelle oder beim Kunden arbeitet, kann Verpflegungspauschalen ansetzen – pro Tag, ohne Einzelbelege. Für Handwerksbetriebe mit Außeneinsätzen ist das einer der wirksamsten und zugleich am häufigsten verschenkten Steuervorteile.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit – also Arbeit außerhalb des Betriebssitzes und der Wohnung – entstehen typischerweise höhere Verpflegungskosten. Statt diese einzeln nachzuweisen, gewährt der Gesetzgeber pauschale Tagessätze. Für Monteure, Bauhandwerker und Servicetechniker, die laufend bei Kunden und auf Baustellen sind, ist das der Regelfall.
Die Pauschalen im Inland
Für Tätigkeiten im Inland gelten feste Beträge (unverändert seit 2020):
- 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Tag,
- 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden (mehrtägige Tätigkeit),
- 14 € jeweils für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit.
Die Pauschale gilt ohne Einzelnachweis – entscheidend ist allein die Abwesenheitsdauer.
Wer hat Anspruch – die Frage der ersten Tätigkeitsstätte
Voraussetzung ist, dass am Einsatzort keine erste Tätigkeitsstätte besteht. Bauhandwerker und Monteure mit ständig wechselnden Baustellen üben eine Einsatzwechseltätigkeit aus – jede Fahrt zur Baustelle ist damit eine Auswärtstätigkeit und kann eine Pauschale auslösen.
Wer dagegen dauerhaft einem festen Standort (z. B. der Werkstatt) zugeordnet ist, hat dort seine erste Tätigkeitsstätte – für diese Wege gibt es keine Verpflegungspauschale, sondern die Entfernungspauschale.
Die Dreimonatsfrist
Wird dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte längerfristig aufgesucht, entfällt die Pauschale nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.
Praktisch relevant bei Langzeitbaustellen: Hier sollte der Einsatz sauber dokumentiert werden, damit die Frist korrekt berechnet wird.
Steuerfreie Erstattung & Kürzung bei Mahlzeiten
Der Betrieb kann die Pauschalen steuerfrei an die Mitarbeiter erstatten (Auslöse) – das ist für beide Seiten attraktiver als eine reguläre Lohnerhöhung. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt:
- Frühstück: 20 % der Tagespauschale (5,60 €),
- Mittag- und Abendessen: je 40 % (je 11,20 €).
Wird nichts erstattet, kann der Arbeitnehmer die Pauschalen als Werbungskosten ansetzen; beim Selbstständigen sind sie Betriebsausgabe.
Was Betriebe konkret tun sollten
- Abwesenheitszeiten je Mitarbeiter und Tag sauber erfassen (Stundenzettel, Zeiterfassung, Bautagebuch).
- Auslöse korrekt in der Lohnabrechnung abbilden – ein häufiges Thema in der Lohnsteuer-Außenprüfung.
- Mahlzeitengestellung (z. B. vom Bauherrn bezahltes Mittagessen) berücksichtigen.
Mehr zu unserer Arbeit für Bau- und Ausbaubetriebe finden Sie auf unserer Branchenseite.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?
Im Inland 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei voller Abwesenheit von 24 Stunden und je 14 € für An- und Abreisetag.
Gilt das auch für eintägige Einsätze?
Ja. Sobald die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehr als 8 Stunden beträgt, gibt es 14 € pro Tag.
Was passiert nach drei Monaten auf derselben Baustelle?
Die Pauschale entfällt für diese Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Dreimonatsfrist zurück.
Muss der Mitarbeiter Belege sammeln?
Nein. Die Pauschale wird ohne Einzelnachweis gewährt – maßgeblich sind nur die dokumentierten Abwesenheitszeiten.
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